企业印章管理对于企业而言，有着举足轻重的地位。一枚小小的印章，一旦盖在法律文件之上，便代表着企业对该文件的认可，因此，正确管理和使用印章至关重要。本文将围绕企业印章的种类、用途、管理等方面，详细阐述需要了解的关键问题，以帮助企业有效把控风险。
基础印章分类
公章：用于公司对外事务处理，如工商、税务、银行等外部事务办理时需加盖。
财务专用章：主要用于公司票据的出具，像支票等在开具时必须加盖，常被称为银行大印鉴。
合同专用章：在公司签订合同时使用。
法定代表人章：用于特定用途，公司出具票据时也需加盖，即银行小印鉴。
发票专用章：公司开具发票时需要加盖此章。
印章刻制与备案流程
（一）常规刻制流程
材料准备：企业需携带营业执照副本原件及复印件、法定代表人身份证原件及复印件、经办人身份证原件及复印件等材料。若委托第三方刻章，还需提供授权委托书。
公安备案：前往当地公安机关指定的备案窗口办理印章刻制备案手续。公安机关对企业提交的材料进行审核，确认企业身份及刻章需求的合法性。审核通过后，发放刻章备案证明。
指定单位刻制：持公安备案证明，到公安机关指定的刻章单位进行印章刻制。刻章单位依据企业要求和公安备案标准，制作符合规范的印章，确保印章的质量与合法性。
（二）特殊情况处理
变更名称刻章：企业名称变更后，需重新刻制全部印章。刻制流程与常规流程相同，但需额外提供工商行政管理部门核发的《企业名称变更核准通知书》，以证明名称变更的合法性。
增刻印章：因业务发展需要增刻印章时，企业应提交书面申请，说明增刻原因、用途及使用范围，经企业法定代表人或主要负责人审批同意后，按照常规刻制流程办理。
印章保管与使用规范
（一）保管制度建设
分级保管模式：建立 “总部 - 部门 - 项目部” 三级保管体系。公章、财务专用章等核心印章由总部指定专人保管；部门印章由各部门负责人或指定专人保管；项目部印章由项目经理或其授权人员保管。明确各级保管人员的职责与权限，确保印章管理责任到人。
专用保管设施：为印章配备专用保险柜或印章箱，实行 “双人双锁” 管理。保管人员与监印人员分别持有保险柜或印章箱的钥匙，确保印章存放安全。定期对保管设施进行检查维护，防止因设施故障导致印章丢失或损坏。
交接管理：当印章保管人员发生变动时，必须办理严格的交接手续。交接双方需填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接人等信息，并由监交人（一般为企业行政部门或审计部门负责人）签字确认。交接过程中，对印章的完整性、有效性进行检查，确保交接工作顺利完成。
（二）使用审批流程
申请与审核：使用印章前，申请人需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数、用印时间等信息，并附上相关文件资料。申请表经部门负责人审核签字后，提交至印章管理部门或企业主要负责人审批。审批人员对申请内容进行严格审查，确保用印事项符合企业规定和业务需求。
用印登记：印章管理人员在审核通过后，对用印情况进行详细登记，包括用印日期、申请人、审批人、文件名称、用印次数等信息。登记记录应与《印章使用申请表》一并存档，以便日后查询追溯。
现场监印：重要文件用印时，印章管理人员必须现场监印，确保用印文件与审批内容一致。严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等空白文件上加盖印章。如遇特殊情况需在空白文件上用印，必须经企业主要负责人书面批准，并明确使用范围和期限。使用完毕后，及时收回未使用的空白文件，确保文件安全。
印章风险防范与应急处理
（一）风险防范措施
建立监控机制：在印章保管场所安装监控设备，对印章使用过程进行实时监控。定期对监控录像进行抽查，确保用印过程规范、透明。同时，加强对企业内部网络安全的管理，防止电子印章被非法窃取或篡改。
定期检查审计：企业审计部门或内部监督机构定期对印章管理情况进行检查审计，重点检查印章使用审批流程是否合规、用印记录是否完整、印章保管是否安全等方面。对检查中发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改，防范风险发生。
员工培训教育：定期组织印章管理相关培训，提高员工对印章重要性的认识和风险防范意识。培训内容包括印章管理制度、使用规范、风险案例分析等，通过培训使员工熟悉印章管理流程，掌握风险防范技能，避免因人为失误导致印章风险。
（二）应急处理预案
印章丢失处理
报案：发现印章丢失后，立即向当地公安机关报案，提供印章相关信息及丢失情况说明，取得报案证明。
登报声明：在市级以上公开发行的报纸上刊登印章遗失声明，声明原印章作废，避免他人冒用引发法律风险。
补办手续：持报案证明、登报声明、营业执照副本等材料，按照印章刻制流程重新办理印章刻制和备案手续。同时，及时通知相关合作单位和业务部门，告知印章丢失及补办情况，防止造成业务影响。
印章被盗抢处理：一旦发生印章被盗抢事件，立即启动应急预案。首先向公安机关报案，配合警方开展调查工作；同时，对企业内部进行安全排查，防止因印章被盗抢引发其他安全问题。在案件侦破过程中，及时采取措施防范风险，如暂停相关业务、加强文件审核等。案件结束后，对印章管理工作进行全面评估和改进，完善安全防范措施。
印章仿冒处理：发现印章被仿冒后，第一时间向公安机关报案，追究仿冒者的法律责任。同时，在相关媒体上发布澄清声明，告知公众仿冒印章的情况，避免造成不良影响。及时通知相关合作单位，核实其是否收到带有仿冒印章的文件，并协助处理后续事宜。对涉及仿冒印章的合同、文件等进行全面审查，必要时通过法律途径维护企业合法权益。
企业印章管理是一项系统且重要的工作，只有充分了解并妥善处理上述问题，才能有效把控风险，维护企业的合法权益和正常运营。
深圳承章科技有限公司成立于2019年4月。公司专注于人工智能技术和产品研发，核心技术团队出自南京理工大学原603教研室图像及视频处理组，创始团队拥有20年以上AI技术研发和金融行业应用经验，在机器视觉算法、模式识别算法、OCR算法、知识图谱，以及印章识别、印控设备等方面有着丰富的研发和项目经验。
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